Si bien es cierto que una parte considerable de las pequeñas y medianas empresas no posee la tecnología, recursos humanos y económicos, pero tampoco el acceso a financiamiento adecuado que le permita abastecerse de los elementos claves para competir en el nuevo orden comercial, también es justo reconocerle a aquellas unidades productivas la capacidad que tienen ser competitivas a pesar de los sinsabores que a diario les presenta el entorno económico.
Un estudio de mercado preparado por la Red Global de Exportación (RGX), al que llamó “Conociendo a las Pymes exportadoras latinoamericanas”, detalla algunos elementos que dan una señal de lo importante que es para las pequeñas empresas especializar un departamento de comercio exterior ante la importancia que toma este segmento de mercado.
La importancia de estar bien preparado, con un personal altamente conocedor del tema y sobre todo consciente de su rol, será una clave para tener éxito en asuntos relacionado con los contactos comerciales con otros países. El levantamiento de información establece que el 62% de las empresas formaliza sus contratos de compra y venta internacional por medios electrónicos, aunque reconoce que esta vía no se configura como elemento probatorio para muchas legislaciones que regulan los contratos.
Según los datos, el 51% de las pymes que posee algún intermediario o representante de ventas no regula ni controla la relación con un contrato. La transferencia es el medio más utilizado con el 53% de las respuestas, el 12% de las mismas indica que recurre a la cobranza documentaria y la misma cantidad responde la carta de crédito.
Las pequeñas y medianas empresas, casi la mitad según el estudio, poseen una estructura dedicada exclusivamente a las operaciones de comercio exterior. El levantamiento de datos registró que el 46% de las pymes exportadoras de América Latina dedica parte de su estructura para el comercio exterior.
Cerca de la mitad (45%) no posee un documento que certifique la deuda, lo que implica una relación más directa y de confianza entre la empresa y el suplidor, quienes en la mayoría de los casos son conocidos o se tratan desde hace mucho tiempo.
Aunque la mayoría de las empresas clasificadas para el estudio han dicho tener conciencia sobre la necesidad de expandir sus negocios hacia otros mercados, la mayoría no posee un área formal de comercio exterior.
Los datos indican que 54 de cada 100 empresas encuestadas no poseen una estructura dedicada exclusivamente a las operaciones de comercio exterior. La firma RGZ recomienda que toda empresa que realiza exportaciones en forma sostenida posea un departamento de comercio exterior que asegure la correcta gestión comercial y operativa de la exportación.
Ahora bien, de las empresas que según el estudio poseen un departamento de comercio exterior, la mayoría tiene dos personas dedicadas de manera exclusiva a atender estos casos. Según el informe, la dotación mínima de recursos humanos en un departamento de exportación dependerá del volumen de comercialización de la empresa. Independientemente de esta condición, la cantidad mínima de personas a integrar el departamento es de dos profesionales. De esta forma, indica, una de ellas puede dedicarse a la labor comercial y la otra a la parte operativa, que en general ocurre cuando las ventas externas comienzan a representar más del 20% de las ventas totales de la compañía.
Si la empresa posee una sola persona encargada del comercio exterior ésta deberá atender las cuestiones comerciales y operativas al mismo tiempo, lo que en un principio requiere un perfil laboral amplio.
Por otro lado, sostiene el levantamiento, no es recomendable que las firmas que realizan exportaciones como parte central de su operación, descansen su parte de comercio exterior en una sola persona porque la gestión de venta externa requiere fundamentalmente de mucho tiempo dedicado a viajar para asistir a ferias, visitar y atender clientes, investigar información de mercado internacional, con lo que su capacidad para ocuparse de la gestión operativa queda muy limitada. A su vez. La suma de actividades genera que muchas veces el departamento quede acéfalo, provocando inconvenientes adicionales.
Lo más recomendable en términos de preparación es que el departamento posea un personal con estudio terciario o universitario en comercio exterior, experiencia en el manejo de operaciones de exportación, destreza en prestadores de servicios de comercio exterior, con agentes de aduanas, agencias de carga, compañías de seguro, así como el manejo de documentos de exportación. Un elemento importante a considerar es el orden con que se desempeñe y conocimiento pleno de las leyes que rigen el comercio exterior.
En cuanto al personal comercial se recomienda que tenga preferentemente estudios universitarios en carreras afines al negocio internacional, aunque la tendencia es más bien a valorar las aptitudes y experiencias internacionales que la formación académica.
La importancia de la creación de este departamento es evidente, ya que el 29% de las empresas realiza las gestiones y el tratado comercial con clientes del exterior a través del responsable de exportación. Un 26% respondió que los contactos se hacen a través del director comercial quien la responsabilidad de estas actividades.
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